Na weken van stilte en genegeerde sommaties krijgt u de bestuurder van uw debiteur eindelijk aan de lijn. Hij erkent de openstaande schuld van € 50.000,- volledig, maar geeft aan tijdelijk krap bij kas te zitten. Hij stelt voor om het bedrag in vijf maandelijkse termijnen van € 10.000,- af te lossen. U bent opgelucht dat er eindelijk beweging in zit, stuurt snel een e-mail ter bevestiging met de tekst: "Akkoord met het voorstel," en beschouwt de zaak als opgelost.
Dit is een van de meest gemaakte en tevens gevaarlijkste fouten in de zakelijke incassopraktijk. Vaak blijkt de eerste termijn nog wel betaald te worden, maar blijft het daarna angstvallig stil. U heeft zojuist waardevolle tijd verloren en bevindt zich juridisch gezien weer bij af. Een betalingsregeling is pas waardevol als deze is dichtgetimmerd met garanties en directe escalatiemogelijkheden.
De basis: De Vaststellingsovereenkomst (VSO)
Leg een betalingsafspraak nooit vast via een simpel e-mailtje, maar eis een formele Vaststellingsovereenkomst (artikel 7:900 BW). In deze overeenkomst beëindigen partijen een geschil over de facturen door bindende afspraken te maken. Een ijzersterke VSO voor incassodoeleinden bevat minimaal de volgende clausules:
- Onvoorwaardelijke schulderkenning: De debiteur erkent expliciet en zonder enig voorbehoud de openstaande hoofdsom, inclusief de eventueel reeds opgebouwde wettelijke handelsrente en incassokosten.
- De Opeisbaarheidsclausule (Verval van regeling): Dit is de belangrijkste zin van het contract. Hierin staat dat indien de debiteur één termijn te laat, niet, of niet volledig betaalt, de betalingsregeling per direct vervalt en het gehele resterende bedrag (inclusief rente en kosten) onmiddellijk en zonder verdere ingebrekestelling opeisbaar is.
- Herleving van kosten: Vaak scheldt een schuldeiser een deel van de incassokosten kwijt als wisselgeld voor een snelle betalingsregeling. Bouw in de VSO in dat deze coulance vervalt (en de kosten herleven) zodra de afspraken niet worden nagekomen.
De ultieme borging: De Executoriale Titel en Privé Borgtocht
Zelfs een perfect geformuleerde VSO is in de basis nog steeds 'maar' een contract. Als de debiteur stopt met betalen, moet u in principe alsnog een dagvaarding uitbrengen en naar de rechter om een vonnis te halen. Dit kost opnieuw maanden de tijd.
Wanneer het om aanzienlijke belangen gaat, adviseer ik dan ook om de VSO te laten vastleggen in een notariële akte. Een notariële akte levert namelijk een executoriale titel op. Dit betekent dat als de debiteur één termijn mist, ik namens u direct de deurwaarder kan inschakelen om zonder tussenkomst van een rechter beslag te leggen op bankrekeningen of inventaris. U slaat de gehele rechtszaak over.
De DGA in privé binden
Zit de werkmaatschappij in zwaar weer, maar weigert de bestuurder/DGA (Directeur-Grootaandeelhouder) mee te werken? Maak het aangaan van de betalingsregeling dan voorwaardelijk aan een persoonlijke borgtocht. De DGA tekent de VSO dan niet alleen namens de BV, maar ook in privé. Betaalt de BV niet? Dan klopt u direct aan bij het privévermogen van de bestuurder. Dit verhoogt de betalingsmoraal aanzienlijk en werkt vaak net zo krachtig als een procedure rondom bestuurdersaansprakelijkheid.
Mijn strategisch advies
Laat u niet paaien met mondelinge beloften of informele WhatsApp-berichten van een debiteur in het nauw. U bent de schuldeiser; u bepaalt de voorwaarden van de reddingsboei.
Wanneer een debiteur verzoekt om een betalingsregeling, is dat het perfecte moment om uw juridische positie onneembaar te maken. Schakel mij in om een vlijmscherpe vaststellingsovereenkomst op te stellen. We eisen zekerheden en bouwen direct-werkende sancties in. Alleen dan weet u zeker dat uitstel niet afstel wordt.
