Als de markt krimpt, de omzet stagneert of structurele wijzigingen onvermijdelijk zijn, is ingrijpen in het personeelsbestand soms een bittere noodzaak voor de continuïteit van uw onderneming. Een veelgehoorde en logische gedachte in de bestuurskamer is dan: "We moeten inkrimpen, dus we nemen afscheid van de werknemers die het minst presteren." Helaas stuit deze pragmatische ondernemerslogica frontaal op de onbuigzame regels van het UWV.
Wanneer u wegens bedrijfseconomische omstandigheden (de zogenaamde a-grond) de arbeidsovereenkomst van werknemers wilt beëindigen, bent u wettelijk gebonden aan het afspiegelingsbeginsel. U mag simpelweg niet zelf kiezen wie u ontslaat en wie u behoudt.
Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel?
Het afspiegelingsbeginsel is dwingend recht en is ontworpen om willekeur en leeftijdsdiscriminatie bij reorganisaties te voorkomen. Het proces bestaat uit een aantal strikte stappen die u als werkgever nauwgezet moet volgen:
- Stap 1: Uitwisselbare functies bepalen. Allereerst moet worden vastgesteld welke functies 'uitwisselbaar' zijn. Dit betekent dat u kijkt naar de aard van de werkzaamheden, de vereiste kennis, vaardigheden en competenties, én de beloning. Alleen medewerkers binnen dezelfde categorie van uitwisselbare functies worden met elkaar vergeleken.
- Stap 2: Indelen in leeftijdsgroepen. Binnen deze categorie uitwisselbare functies deelt u de medewerkers in over vijf vaste leeftijdsgroepen: 15-25 jaar, 25-35 jaar, 35-45 jaar, 45-55 jaar, en 55 jaar en ouder.
- Stap 3: Het LIFO-principe (Last In, First Out). Per leeftijdsgroep wordt bepaald wie er moet vertrekken. Degene met het kortste dienstverband binnen die specifieke leeftijdsgroep, komt als eerste in aanmerking voor ontslag. De ontslagen moeten bovendien zodanig over de leeftijdsgroepen worden verdeeld dat de leeftijdsopbouw van de categorie voor en na de reorganisatie verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk blijft.
De strategische valkuilen
Ondernemers lopen vaak vast in de definitie van 'uitwisselbare functies'. HR-afdelingen hebben in het verleden functies soms te generiek omschreven (bijvoorbeeld iedereen valt onder 'Administratief Medewerker'), waardoor het afspiegelen opeens een veel grotere en ongewenste groep raakt. Achteraf vlak voor een reorganisatie nog snel functietitels en beschrijvingen wijzigen, wordt door het UWV direct afgestraft als misbruik van omstandigheden ("stoelendans").
Er bestaan wettelijke uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel, zoals de 'onmisbare werknemer' (iemand met dermate bijzondere kennis of bekwaamheden dat zijn vertrek onoverkomelijk is voor uw bedrijf). Echter, de bewijslast hiervoor is extreem zwaar en het UWV wijst een dergelijk beroep in de overgrote meerderheid van de gevallen genadeloos af.
Mijn advies: Behoud de regie
Een reorganisatie indienen bij het UWV zonder een waterdicht plan is vragen om problemen en vertraging. Het leidt tot onzekerheid op de werkvloer en onnodige juridische en loonkosten. Neem de volgende strategische stappen:
Zorg ten eerste dat uw functiehuis periodiek wordt geüpdatet en de feitelijke situatie reflecteert, ver vóórdat een reorganisatie nodig is. Laat mij in een zo vroeg mogelijk stadium uw afspiegelingsberekeningen controleren. Daarnaast is de gang naar het UWV niet altijd vereist. Als u een scherpe, kloppende matrix heeft, stelt dit ons in staat om de geselecteerde werknemers strategisch te benaderen voor een afscheid met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst (VSO), al dan niet gecombineerd met afspraken over de wettelijke transitievergoeding. Dit bespaart u de rigide proceduretijd bij het UWV en stelt u in staat sneller door te schakelen.
