In veel ondernemingen bevindt zich een spreekwoordelijke 'stoffige lade' met onbetaalde facturen van jaren geleden. Misschien had de debiteur destijds financiële problemen, of wilde u een goede commerciële relatie niet direct op het spel zetten. Tijd heelt veel wonden, maar in de juridische wereld fungeert tijd als een meedogenloze sluipmoordenaar voor uw openstaande vorderingen. Wacht u te lang, dan verjaart uw vordering en verdwijnt uw recht op betaling volledig.
Als een vordering verjaard is, verandert deze in een zogenaamde 'natuurlijke verbintenis'. U mag het geld nog wel in ontvangst nemen als de debiteur vrijwillig betaalt, maar u kunt de betaling juridisch niet meer afdwingen via de rechter of een deurwaarder. Uw verhaalsrecht is definitief vervlogen.
De 5-jarentemijn in B2B-contracten
Voor reguliere zakelijke vorderingen, zoals openstaande facturen voor geleverde diensten of goederen, geldt een wettelijke verjaringstermijn van 5 jaar (artikel 3:307 BW). Deze termijn begint te lopen op de dag nadat de vordering opeisbaar is geworden. Heeft u een factuur gestuurd met een betalingstermijn van 30 dagen? Dan start de teller exact op dag 31.
Let op: er gelden andere (vaak kortere) termijnen voor specifieke situaties. Bijvoorbeeld in het transportrecht gelden soms termijnen van slechts 1 jaar, en bij consumentenkoop verjaart een factuur al na 2 jaar.
Stuiten: Het resetten van de zandloper
Gelukkig kunt u als ondernemer voorkomen dat een vordering verjaart door deze tijdig te stuiten. Door een geldige stuitingshandeling te verrichten, breekt u de lopende verjaringstermijn af en begint er op dat moment een geheel nieuwe termijn van 5 jaar te lopen.
Dit klinkt eenvoudig, maar gaat in de praktijk schrikbarend vaak fout. Een vriendschappelijk WhatsApp-berichtje of een telefoongesprek ("Goh, denk je nog even aan die oude factuur?") stuit de verjaring niet. De wet eist een formele handeling. Stuiting kan plaatsvinden door:
- Een schriftelijke aanmaning: U stuurt een brief of e-mail waarin u de debiteur sommeert te betalen. De tekst moet een ondubbelzinnig voorbehoud van uw recht op nakoming bevatten. Een simpele kopie van de oude factuur zonder toelichting is juridisch onvoldoende. Let op de bewijslast: u moet kunnen aantonen dat de stuitingsbrief de debiteur daadwerkelijk heeft bereikt (bijvoorbeeld via aangetekende post).
- Erkenning door de debiteur: Als de debiteur de schuld erkent, bijvoorbeeld door om een betalingsregeling te vragen of door een deelbetaling te doen, wordt de verjaring eveneens gestuit.
- Het starten van een gerechtelijke procedure: Door het uitbrengen van een dagvaarding bevriest u de verjaring gedurende het gehele proces.
Strategisch beheer van uw debiteurenportefeuille
De verjaring van facturen is honderd procent vermijdbaar en valt volledig onder uw eigen regie. Maak er een vaste procedure van om uw debiteurenportefeuille jaarlijks door te lichten.
Liggen er vorderingen die de kritieke grens van 5 jaar naderen? Laat dit dan geen administratieve losse flodder worden. Schrijf de vordering niet zomaar af, maar laat mij namens u een formele stuitingsbrief sturen. Dit stelt niet alleen uw wettelijke rechten voor nog eens 5 jaar veilig, maar is direct een uitstekend moment om buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke handelsrente krachtig op te eisen.
